Desde que a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) entrou em vigor, tenho visto transformações profundas na rotina dos escritórios de contabilidade. O assunto nunca esteve tão presente no dia a dia das empresas que lidam com dados sensíveis. Este ano, as exigências para manter a conformidade ficaram ainda mais claras. Vou compartilhar insights, dúvidas frequentes e mostrar como a automação pode ajudar nessa missão, incluindo como a Openi pode ser uma aliada estratégica.
Por que LGPD é relevante para a contabilidade?
É impossível falar de contabilidade sem mencionar quantidade e sensibilidade dos dados pessoais sob responsabilidade dos escritórios. Essa informação faz parte de contratos, folhas de pagamento, relatórios fiscais e inúmeros outros processos financeiros. Não proteger esse tipo de dado pode trazer riscos reais para o negócio, como sanções financeiras, além de abalar a confiança do cliente.
Confiar dados é delegar responsabilidade direta sobre eles.
Segundo uma análise recente da Assertif, 79% dos pequenos escritórios de contabilidade ainda não estão totalmente adequados à LGPD. Quando li esse dado, percebi o tamanho do desafio. Então, o momento é de alerta, mas também de oportunidade de crescimento por meio de práticas corretas.
Principais pontos da LGPD para escritórios de contabilidade
- Consentimento dos dados: É obrigatório obter o consentimento do titular para tratar informações pessoais, especialmente para finalidades não previstas anteriormente.
- Finalidade clara: Cada coleta de dado precisa ter sua finalidade bem definida e comunicada. O cliente precisa saber por que seus dados estão sendo coletados.
- Direito de acesso: O titular pode, a qualquer momento, solicitar acesso, retificação ou exclusão de seus dados.
- Segurança da informação: Adotar medidas para evitar vazamentos. Isso vai desde sistemas seguros até o comportamento dos colaboradores no dia a dia.
- Registro do tratamento: Registrar todos os processos que envolvam dados pessoais é uma medida recomendada para eventuais auditorias.
Na minha experiência, percebo que muitos escritórios acabam focando mais na parte técnica (sistemas e softwares), mas esquecem do fator humano, que também é um ponto vulnerável.
Desafios mais comuns na adaptação à LGPD
Confesso: alguns desafios chegam a assustar. Porém, o cenário está mudando. Entrevistei dezenas de contadores, e os obstáculos mais citados foram:
- Dificuldade de entender todos os termos da LGPD
- Desalinhamento entre equipes técnicas e administrativas
- Entraves na integração entre sistemas financeiros e de gestão
- Falta de clareza sobre como comunicar mudanças aos clientes
Essas barreiras são confirmadas por estudos publicados pela Revista de Administração e Contabilidade, que mostram também um ponto positivo: quem enfrenta esses desafios aumenta a percepção de segurança e valor por parte dos clientes, ganhando vantagem competitiva.
Como as automações ajudam na conformidade?
Sistemas que automatizam rotinas e conectam dados de bancos, como a Openi, trazem vantagem concreta. Algumas funções são determinantes:
- Eliminação de retrabalho e erros de lançamento manual
- Traço digital detalhado (registro de acessos e tratativas de dados)
- Integração no-code entre plataformas financeiras e ERP, como TOTVS e SAP
- Conciliação automatizada, respeitando regras de armazenamento e uso dos dados
Gosto de destacar a automação porque simplifica muito o que seria um sofrimento manual na rotina contábil. Em meio a essas melhorias, já citei em outros artigos o impacto do retrabalho na contabilidade e como evitá-lo com soluções conectadas.
Passos essenciais para adequar seu escritório
Com base nas principais recomendações de especialistas, eu sempre indico um passo a passo prático:
- Mapeie todos os fluxos de dados pessoais dentro do escritório.
- Implemente políticas internas claras para coleta, guarda e exclusão desses dados.
- Estabeleça um responsável interno pelo tema, seja o DPO ou outro colaborador capacitado.
- Priorize sistemas que sigam padrões de segurança e estejam em conformidade com a LGPD, como é o caso das integrações que a Openi proporciona.
- Treine frequentemente toda a equipe, inclusive sobre como agir em casos de suspeitas de vazamento.
Na etapa das integrações, costumo recomendar atenção aos detalhes, pois nem sempre um sistema “fala” bem com o outro por padrão. Vi esse tema ser detalhado no artigo sobre integração de sistemas contábeis, que recomendo como leitura adicional para quem quer evitar dores de cabeça depois.
Boas práticas para manter a LGPD no radar o ano inteiro
Não basta se preocupar na hora da auditoria ou somente na implantação de um novo sistema. Eu me habituei a acompanhar os seguintes pontos regularmente:
- Faça revisões periódicas dos contratos, incluindo cláusulas de proteção de dados
- Use ferramentas que ofereçam logs detalhados de acesso
- Realize simulações de incidentes para treinar a equipe
- Reforce a comunicação transparente com os clientes, explicando onde e por que seus dados são usados
- Busque adequação de fornecedores – vale para bancos, plataformas e sistemas terceirizados
No universo das integrações e automações, vale dar uma olhada na categoria de automação do blog da Openi para entender como a tecnologia pode ser aliada nesse ciclo contínuo de adequação e boas práticas.
Impactos diretos para o cliente: confiança e transparência
Em meus atendimentos, noto que o tema LGPD se traduz em um argumento de venda para os escritórios que se destacam. Clientes demonstram mais tranquilidade quando percebem transparência e ferramentas de proteção robustas. Uma pesquisa recente da Revista de Administração e Contabilidade mostrou que a imagem profissional é fortalecida entre empresas que investem em boas práticas de proteção de dados. É um ciclo: o cliente confia, o escritório cresce e se diferencia.
Esse valor pode ser percebido já no primeiro contato. Um onboarding transparente faz diferença, como abordei no artigo sobre processos de onboarding em escritórios contábeis, ajudando a evitar ruídos e incertezas jurídicas futuras.
Agir de acordo com a LGPD é cuidar do futuro do escritório e dos clientes.
Conclusão: LGPD como estratégia para resultados consistentes
Quando comecei a entender a fundo a LGPD, percebi que vai muito além de evitar multas. O ganho está na exposição positiva de marca, fidelização e maturidade empresarial. Com plataformas como a Openi, integração com bancos e sistemas contábeis fica mais simples, automatizando tarefas e reduzindo brechas de segurança.
Agora é hora de transformar essa adequação em rotina. Se quiser conhecer soluções que viabilizam essa virada tecnológica com foco em segurança, conheça as aplicações da Openi e como podem revolucionar seu escritório neste ano.
Perguntas frequentes sobre LGPD para contabilidade
O que é LGPD para contabilidade?
Na contabilidade, LGPD é o conjunto de regras para coleta, armazenamento, tratamento e compartilhamento de dados pessoais de clientes, funcionários e terceiros. Ela se aplica sempre que o escritório manipula informações identificáveis, exigindo práticas de proteção e transparência desde o início até o fim do ciclo dos dados.
Como adequar meu escritório à LGPD?
Primeiro, mapeie o fluxo de dados, depois estabeleça políticas claras e registre todos os processos de tratamento de informações pessoais. Escolha sistemas que garantam a segurança, como a integração automática com bancos proporcionada pela Openi. Não se esqueça de treinar toda a equipe e atualizar os procedimentos periodicamente.
Quais dados o contador pode coletar?
O contador pode coletar apenas os dados pessoais estritamente necessários para cumprir obrigações fiscais, trabalhistas e legais junto aos órgãos competentes. Isso inclui nome, CPF, dados bancários, informações sobre renda, entre outros, sempre respeitando a finalidade específica informada ao titular dos dados.
Quais são as penalidades por descumprir LGPD?
As penalidades variam conforme a gravidade da infração: vão desde advertências e multas que podem chegar a 2% do faturamento (limitadas a R$ 50 milhões por infração) até o bloqueio ou eliminação dos dados pessoais. A reputação do escritório também pode ser prejudicada, o que impacta diretamente na carteira de clientes.
Quanto custa implementar LGPD no escritório?
O custo depende do porte do escritório, complexidade dos processos, número de funcionários e investimentos em tecnologia. Escritórios pequenos podem começar com ajustes de baixo custo, mas devem considerar sistemas confiáveis para garantir segurança, como sugerido pelas soluções da Openi. Em geral, vejo investimentos iniciais variando de alguns milhares até dezenas de milhares de reais, mas os benefícios de evitar multas e atrair mais clientes compensam esse investimento.
