Se você já tentou integrar sistemas contábeis a bancos, ERPs ou plataformas de Open Finance, provavelmente ouviu promessas de que tudo seria simples. Talvez até esperasse apertar poucos botões e ver os dados fluindo perfeitamente.
Mas, na prática, a história é bem outra.
Vivências reais mostram que existem obstáculos e detalhes que raramente aparecem nos panfletos de divulgação das soluções. Alguns só aparecem depois do contrato assinado. Outros, na primeira conciliação confusa que surge.
Pequenos detalhes são capazes de parar um projeto inteiro.
Neste artigo, você vai descobrir desafios pouco comentados ao conectar sistemas contábeis, como ERPs e softwares de automação, ao universo de Open Finance. E também boas práticas para não cair em armadilhas. Tudo de um jeito direto, sem enrolação.
Por dentro da integração contábil: não é só plugar e pronto
Muita gente ainda acredita que basta “integrar” e tudo fica perfeito. Afinal, com Open Finance, já se imagina um fluxo livre entre instituições financeiras, como descreve o Banco Central. Mas integrar dois sistemas vai muito além de configurar um botão de sincronização.
- Estruturas diferentes de dados. Cada sistema tem campos, tabelas e conceitos próprios. Às vezes, o CPF é obrigatório em um e opcional em outro. Ou a categoria de lançamento é escrita de um jeito diferente, tornando o “casamento” dos dados trabalhoso.
- Vocabulário diferente. Um mesmo termo pode ter significados distintos em cada software. O chamado “cliente” em uma plataforma pode ser apenas o responsável pelo pagamento, mas, em outro, significa também o destinatário de uma nota fiscal.
- Políticas de segurança e LGPD. Desde a implementação do Open Banking no Brasil, a proteção de dados virou tema prioritário (abordado nesse artigo) e exige adequações rígidas. Cada passo deve considerar o consentimento e o sigilo das operações.
Quando o calo aperta: os desafios mais comuns
Falar de integração sempre parece tecnológico, mas os verdadeiros problemas costumam ser “de gente”. Pode ter certeza, barreiras culturais são um dos maiores entraves – como 55% dos líderes confirmaram em estudo da Red Hat com a Harvard Business Review. Se não todos, ao menos metade deles já sentiu essa trava.
- Resistência interna. Times acostumados com processos manuais podem duvidar dos benefícios de integrar. E, cá entre nós, esse “medo do novo” pode sabotar o projeto desde o início.
- Dificuldade para mapear fluxos críticos. Antes de integrar, é fundamental conhecer de verdade onde cada dado nasce, passa e termina. Às vezes, parece que o fluxo é simples, mas descobertas de campos escondidos ou regras de negócio aparecem no meio do caminho.
- Incompatibilidade de versões. Sistemas desatualizados ou customizados têm interface diferente das versões “de prateleira”. Esse detalhe quase sempre é esquecido em reuniões iniciais. Só aparece na fase de homologação.
Superando incompatibilidades sem perder a paciência
Aqui, talvez seja fácil pensar: “vou esperar que alguém resolva tudo por mim”. Mas o que fazer quando o fornecedor diz que a culpa é do outro sistema? E o integrador diz que a documentação está certa, mas só parece funcionar aos sábados depois das 17h?
Não existe receita perfeita, mas alguns passos ajudam – e muito:
- Liste suas necessidades antes de escolher a solução. Pergunte: “Quais campos obrigatórios meu fluxo exige?” e “Há customizações ou particularidades na minha operação?” Isso diminui surpresas desagradáveis depois.
- Solicite testes práticos, não só demonstrações comerciais. Nada substitui ver, com seus próprios dados, se tudo vai preencher nas telas como deveria. Aliás, erros bobos geralmente aparecem só no ambiente real.
- Cheque políticas de consentimento e privacidade. Ferramentas como a Openi só operam respeitando normas do Banco Central e da LGPD, garantindo que integrações sejam legítimas e seguras.
Quais perguntas fazer ao fornecedor antes de se comprometer
Perguntar evita dor de cabeça depois.
Quando chega a hora de escolher por onde a integração vai acontecer, faça questão de questionar o fornecedor. Não aceite respostas vagas – peça exemplos práticos.
- “O sistema integra todos os campos que preciso, ou só alguns?”
- “Como o suporte é acionado se der problema em um final de semana?”
- “Vocês já mapearam fluxos para empresas do meu segmento?”
- “Em caso de auditoria, como posso comprovar a rastreabilidade dos dados?”
- “Se um campo obrigatório faltar, a integração trava, avisa ou corrige automaticamente?”
Ao ouvir promessas, peça demonstrações usando dados simulados. E, se possível, converse com outro cliente que já tenha uma configuração parecida com a sua.
Como mapear fluxos críticos de dados: enxergue além da tela
Antes de qualquer integração, entenda cada etapa da movimentação financeira e contábil. Não basta perguntar “de onde vêm os dados?”. É preciso olhar para:
- Dados de entrada: informações bancárias, recibos, conciliações, extratos e notas fiscais.
- Dados processados: lançamentos automáticos, classificação de despesas, registros de pagamentos e receitas vinculados a centros de custo, clientes e projetos.
- Dados de saída: relatórios, balanços, demonstrativos financeiros e arquivos fiscais obrigatórios.
Simule alguns cenários reais: um pagamento errado, uma nota duplicada, uma despesa lançada com categoria errada... Como o sistema lida nesses casos?
A integração só é boa se consegue lidar com exceções.
Testando antes de homologar: evite o “depois eu vejo”
Talvez a principal armadilha em integrações é confiar só no ambiente de testes do fornecedor. Quando passa para o mundo real, aparecem situações que ninguém previu.
Antes de homologar, realize:
- Teste de volume real. Cadastre e processe um lote grande de dados de verdade. Pequenas diferenças aparecem no detalhamento – e podem ser ignoradas em fluxos reduzidos.
- Simulação de erro. Provoque erros intencionais: campos vazios, pagamentos insuficientes, datas invertidas. Veja se o sistema “sinaliza” ou fica mudo diante do problema.
- Validação cruzada. Compare o que entra com o que sai. Conferir se cada dado do banco realmente aparece correto no relatório do ERP é o segredo para não surtar na hora da entrega fiscal.
A experiência prática de quem já trilhou esse caminho
É aqui que contar com experiência faz diferença. Ferramentas com histórico em conectar bancos a sistemas diversos – como a Openi, que liga mais de 800 instituições financeiras a ERPs como TOTVS, SAP ou Oracle – trazem segurança. Mas, mesmo com soluções maduras, vale investir tempo em personalização.
Quem já vivenciou integrações contábeis fala muito de:
- Configurações de contas duplicadas por erro no CPF/CNPJ;
- Lançamentos automáticos indo para centro de custo incorreto;
- Problemas de timezone entre bancos e ERPs, gerando datas divergentes;
- Códigos de conciliação ignorando pequenas tarifas, que depois somam valores expressivos.
Não subestime os pequenos desalinhamentos entre sistemas. Eles são os que mais custam caro depois.
Open finance e o futuro da integração contábil
A entrada do Open Finance abre espaço para automações cada vez mais robustas. Com a segunda fase do Open Banking, compartilhar informações entre instituições ficou ainda mais prático (veja detalhes aqui). Até setores como de cartões querem entrar nessa onda, mostrando a dimensão do movimento (nesse artigo).
Com ferramentas como a Openi, tornou-se possível conectar rapidamente diversas fontes, eliminando lançamentos manuais e libertando contadores e gestores para o que realmente importa. Mas, como vimos, integração vai além do botão “conectar”. Ela exige perguntas, testes, paciência e colaboração.
Conclusão: integração pode ser leve, sim
Apesar dos bastidores cheios de detalhes, integrar sistemas contábeis com bancos via Open Finance pode – e deve – ser simples do ponto de vista do usuário. Mas para isso, o segredo é preparação. Não caia na ilusão do “plug and play”. Encare os detalhes, questione fornecedores, planeje cenários e teste tudo.
Se quer automatizar rotinas sem dores de cabeça, solucione suas dúvidas com quem já tem estrada nesse assunto. Conheça a Openi e veja como podemos transformar o jeito que sua empresa lida com integrações financeiras.
Perguntas frequentes sobre integração de sistemas contábeis
O que é integração de sistemas contábeis?
A integração de sistemas contábeis consiste em conectar softwares de contabilidade, bancos, ERPs e outras plataformas para reunir informações financeiras automaticamente. Com ela, dados como extratos, lançamentos e classificações passam a ser trocados sem necessidade de digitação manual, tornando os processos mais rápidos e confiáveis.
Como funciona a integração contábil?
Funciona por meio de APIs, conectores ou até exportação automatizada de arquivos entre sistemas. Ao integrar, por exemplo, um ERP com bancos por uma solução como a Openi, o que acontece é que movimentações bancárias, notas fiscais e pagamentos são consolidados em um lugar só, de forma automática. Assim, evita-se retrabalho e reduz-se o risco de erro nos registros.
Quais os benefícios da integração contábil?
Os principais benefícios são a automação de lançamentos, a redução de erros humanos, agilidade na conciliação de dados e dados mais confiáveis para relatórios fiscais. Além disso, a equipe pode focar em tarefas analíticas e não perde tempo com atividades manuais. Outro ponto importante: todo o processo fica mais fácil de auditar, valorizando a transparência.
Quanto custa integrar sistemas contábeis?
O custo varia muito conforme a complexidade, volume de dados, quantidade de bancos e ERPs envolvidos e o grau de personalização desejado. Soluções como a Openi oferecem modelos flexíveis, mas sempre vale questionar o fornecedor sobre custos de projeto, mensalidades, integrações extras e suporte. Há casos desde integrações básicas acessíveis até estruturas customizadas para grandes empresas.
Vale a pena integrar sistemas contábeis?
Na grande maioria dos casos, sim. Integrar elimina muita atividade manual, reduz erros e dá tranquilidade em auditorias e no envio de obrigações fiscais. Para empresas com volume relevante de transações ou múltiplas contas e sistemas, a vantagem é ainda maior. Só é preciso planejar com cuidado, mapear seu fluxo de dados e garantir que o fornecedor oferece suporte adequado.
