Com mais de vinte anos acompanhando discussões fiscais, confesso: poucas mudanças mexeram tanto com as expectativas do setor contábil e financeiro quanto o novo ciclo da reforma tributária previsto para 2026. Sinto no dia a dia, no contato com empresas de diferentes segmentos, o impacto das novidades tanto na rotina dos escritórios quanto de pequenas e médias empresas. Agora, aponto aquilo que vejo de mais prático sobre os efeitos da reforma nas obrigações acessórias, com destaque para as adaptações tecnológicas que ganham evidência, como compartilha a Openi em seu trabalho de automação e integração financeira.
O cenário atual das obrigações acessórias
Antes de iniciar o tema central, é importante recordar de onde partimos. Hoje, o Brasil é reconhecido pela extensão das obrigações acessórias exigidas de todas as empresas. Entre declarações, guias, notas fiscais, livros fiscais, SPEDs, conciliações e cruzamentos de dados, a rotina administrativa ocupa uma fatia relevante do tempo dos departamentos financeiros. Já atendi clientes que tinham equipes quase inteiras dedicadas só a esse acompanhamento.
Neste contexto, a integração de sistemas e automação de processos, como ensina o conteúdo sobre automação financeira, virou quase obrigação para quem precisa acompanhar normas em constante atualização.
Só para ilustrar, veja uma lista das principais obrigações atuais:
- Emissão de diferentes tipos de notas fiscais (NF-e, NFS-e, NFC-e, entre outras);
- Entrega de declarações como EFD-Contribuições, EFD-ICMS/IPI, DCTF, DIRF;
- Apuração mensal de tributos em sistemas paralelos;
- Envio de declarações acessórias estaduais e municipais;
- Controles rigorosos de cadastro, cruzamentos e conciliações bancárias.
Essas obrigações aumentam o risco de erros, retrabalho e inconsistências, como já discuti em texto sobre como evitar retrabalho na contabilidade.
O que realmente muda em 2026?
A virada de 2026 traz muitas perguntas, algumas inquietações e uma certeza: vamos precisar nos adaptar rapidamente. A principal novidade é a implementação dos tributos CBS (Contribuição sobre Bens e Serviços) e IBS (Imposto sobre Bens e Serviços), ambos substituindo vários tributos atuais. O período de 2026 servirá, segundo pronunciamento do secretário extraordinário da reforma tributária, como um teste para apurar o funcionamento das novas regras, ajustando sistemas internos e externos.
Período de testes: sem cobrança efetiva, foco total nas obrigações acessórias.
O ponto central: empresas precisarão emitir documentos fiscais destacando CBS e IBS, além de entregar novas declarações eletrônicas, já seguindo os leiautes e exigências publicadas pela Receita Federal. Outra novidade relevante: pessoas físicas que recolhem CBS e IBS deverão, a partir de julho de 2026, se inscrever no CNPJ, o que pode trazer impacto para autônomos e profissionais liberais.
Novas exigências fiscais
Empresas terão que adaptar sistemas para emissão de notas fiscais eletrônicas com o devido destaque da CBS e IBS, obedecendo leiautes específicos.
- Instituição das declarações DeRE (Declarações dos Regimes Específicos) para setores com regimes especiais;
- Declarações obrigatórias para as plataformas digitais;
- Obrigação de detalhamento da base de cálculo e valores dos novos tributos em cada operação.
No início, sei que muita gente vai ter dúvidas. Até porque, segundo já adiantado pela Receita Federal, não haverá cobrança efetiva desses tributos durante o ano de 2026, mas as obrigações acessórias terão obrigatoriedade total.
Impacto direto na rotina contábil e financeira
Falando com colegas de profissão e gestores, ouço dois sentimentos: expectativa por simplificação, mas, também, receio com o curto prazo de adaptação. A integração de sistemas ERP e contábeis com plataformas bancárias e fiscais passa a ser ainda mais relevante. A Openi, por exemplo, já destaca que o volume e o fluxo dos dados bancários terão papel estratégico para agilizar conciliações e classificações, tornando natural a transição e reduzindo riscos de inconsistências nos novos modelos fiscais.
O que será extinto e o que mudará na prática?
Ainda não foram divulgadas todas as obrigações acessórias que serão oficialmente extintas, já que grande parte dessa definição depende dos regulamentos estaduais e municipais. O que se sabe é:
Haverá uma tendência de unificação e extinção de declarações acessórias antigas.
Espera-se que obrigações como a EFD-Contribuições e o SPED fiscal sejam substituídas ou adaptadas para acomodar os novos tributos. O resultado: arquivos mais enxutos e menos redundantes, além da adaptação de cadastros e layouts em softwares de gestão financeira, como já vivenciei ao longo dos anos sempre que há mudanças desse porte.
Como já ressaltei em artigos sobre integração de sistemas contábeis, a experiência mostra que investir em integração evita erros e limita o impacto do retrabalho.
Como me preparar para as mudanças?
Nos bastidores dessa transição, minha recomendação é sempre buscar fontes oficiais atualizadas e acompanhar notas técnicas divulgadas pela Receita Federal. Ferramentas que apoiam a automação, integração bancária e centralizam as obrigações são diferenciais, e realmente fizeram diferença para meus clientes quando os períodos de mudanças anteriores chegaram.
Mapear os processos atuais, atualizar cadastros, revisar layouts de notas fiscais, e preparar treinamentos para equipes será indispensável para enfrentar o momento de adaptação.
O uso de plataformas modernas, como a Openi, auxilia a automatizar lançamentos, conciliações e classificação de dados financeiros, além de permitir a conexão direta com mais de 800 instituições financeiras, o que passa a ser ainda mais estratégico para lidar diretamente com obrigações como a conciliação bancária. Inclusive, aprofundo este tema no conteúdo sobre o guia prático de conciliação bancária publicado no blog.
Por fim, não descuide de seguir publicações do portal oficial da Receita Federal e canais de entidades do setor, que trazem atualizações relevantes sobre prazos, layouts e riscos de desenquadramento.
Os principais desafios para 2026
Com base na minha vivência, aponto os principais desafios já sentidos nas conversas com empresários:
- Adequação dos sistemas de emissão de documentos fiscais (ERP e contábeis);
- Capacitação das equipes fiscais e contábeis, que precisarão entender e trabalhar com novos tributos e regras;
- Integração de informações provenientes de diversos sistemas e plataformas digitais;
- Monitoramento constante de atualizações legais e adaptações dos layouts fiscais;
- Gestão do tempo para cumprir as obrigações dentro dos novos prazos, especialmente no período inicial.
Considero aqui que a adoção do controle automatizado de conciliação e a revisão dos processos internos podem minimizar o impacto dessas mudanças. Falhas de comunicação entre sistemas e equipes tendem a ser mais frequentes bem no início da transição.
Conclusão: Simplificação ou recomeço?
Acredito que 2026 será, de fato, um ano divisor de águas na relação das empresas com suas obrigações fiscais. Por mais que o discurso seja de simplificação, não será um caminho livre de desafios, principalmente para quem ainda depende de procedimentos manuais ou sistemas que não conversam entre si.
O momento pede preparação, estudo e abertura às soluções tecnológicas.
Se você busca reduzir o peso dessa transição e modernizar seus controles, conhecer plataformas de automação financeira como a Openi é um passo à frente para garantir que sua empresa esteja pronta já nos primeiros meses de vigência das novas exigências. Fale conosco e veja como a automação pode deixar sua rotina tributária bem mais leve.
Perguntas frequentes sobre obrigações acessórias e reforma tributária em 2026
O que muda nas obrigações acessórias em 2026?
Em 2026, as empresas precisarão emitir documentos fiscais com o detalhamento dos novos tributos CBS e IBS, além de apresentar declarações eletrônicas específicas, como a DeRE e informações de plataformas digitais, conforme definido pela Receita Federal. O foco estará em testar e ajustar sistemas, sem cobrança dos tributos, mas as obrigações acessórias serão obrigatórias e fundamentais para adaptação ao novo modelo.
Quais obrigações acessórias serão extintas?
Ainda não existe uma lista definitiva, pois muitos detalhes dependem de regulamentações estaduais e municipais. A expectativa é que obrigações antigas, como a EFD-Contribuições e SPED fiscal, sejam extintas ou adaptadas, alinhando-se ao novo padrão das informações exigidas para CBS e IBS. Novas declarações, mais enxutas e adaptadas ao novo sistema, tomarão o lugar dessas obrigações antigas.
Como adaptar minha empresa para as mudanças?
O melhor caminho é revisar processos internos, preparar as equipes com treinamentos sobre o novo modelo, atualizar sistemas de emissão fiscal e investir em integração e automação para evitar retrabalhos e erros. Plataformas como a Openi podem ajudar centralizando o controle dos dados bancários, fiscais e contábeis, tornando a transição mais segura e organizada.
Quando entram em vigor as novas regras?
O "período de teste" para as novas obrigações começa em 1º de janeiro de 2026. Durante esse ano, não haverá cobrança efetiva de IBS e CBS, mas as obrigações acessórias já deverão ser atendidas integralmente, como emitido em notas oficiais da Receita Federal. O regime efetivo de cobrança dos tributos será implementado após essa fase.
Quem será impactado pela reforma tributária?
Todas as empresas do setor privado e profissionais autônomos que recolhem CBS e IBS serão afetados, assim como plataformas digitais, escritórios de contabilidade, indústrias, comércio, prestadores de serviços e até pessoas físicas que desempenham atividades econômicas reguladas. O impacto será maior sobre quem depende de sistemas manuais ou pouco integrados, reforçando a necessidade de modernização e automação.
