Desde que a reforma tributária foi aprovada, tenho ouvido diversas perguntas vindas de proprietários de pequenas e médias empresas do varejo. Vejo inquietação, dúvidas e, principalmente, muita incerteza. Em minhas análises recentes, percebi um dado que chamou bastante a atenção: de acordo com o Panorama do Contas a Pagar 2026, 62% das empresas ainda não iniciaram o mapeamento dos efeitos da Reforma Tributária. Praticamente dois terços do mercado pode acabar pego de surpresa.
É natural esse receio diante de tantas mudanças. Por isso, quero compartilhar minhas impressões sobre como as PMEs do varejo devem se preparar para 2026, quais pontos merecem mais atenção e como unir organização tributária, integração bancária e tecnologia para atravessar essa fase de maneira mais leve. Acredito que exemplos práticos, caminhos testados e plataformas como a Openi podem fazer toda a diferença nesse processo.
O que muda na rotina do varejo com a reforma?
A primeira pergunta que chega até mim quase sempre é direta: o que, na prática, muda no dia a dia do varejo? A partir de 2026, todos os empreendedores vão precisar lidar com um novo sistema de tributos indiretos, unificando impostos federais, estaduais e municipais. Isso mexe diretamente na contabilidade, na gestão financeira e até mesmo na precificação dos produtos.
Destaco a seguir os principais pontos que, a meu ver, mais preocupam as PMEs:
- Substituição de tributos como PIS, Cofins, ICMS, IPI e ISS por dois novos impostos: Contribuição sobre Bens e Serviços (CBS) e Imposto sobre Bens e Serviços (IBS).
- Alteração nas regras de crédito tributário, o chamado “crédito financeiro”, que traz novas exigências nos controles internos para as empresas, principalmente no varejo com grande volume de operações.
- Mudanças nos setores da cadeia, com impacto desde quem vende até quem compra, já que toda nota fiscal passará a ser rastreada para cálculo automático dos tributos.
- Novas obrigações para prestação de informações, impactando diretamente os sistemas de gestão contábil e financeira usados pelo varejo.
Enfrento na prática a ansiedade de muitos gestores ao saber que, sem atualização e integração de sistemas, há riscos de erro, autuação e até mesmo ineficiência nos processos de conciliação bancária e escrituração. Uma solução integrada, como a Openi, pode ajudar a reduzir esse risco, oferecendo automação para lançamento e cruzamento de dados, garantindo aderência à legislação sem dependência de tarefas manuais.
Impactos diretos nos custos e na competitividade
Quando penso nas PMEs do varejo, não consigo deixar de avaliar o impacto financeiro dessas mudanças. Afinal, boa parte do resultado do negócio pode ser alterada dependendo de como a empresa se adapta ao novo sistema tributário.
Alguns pontos que considero inevitáveis:
- Readequação dos sistemas de precificação: já que a incidência dos tributos mudará, o custo dos produtos tende a oscilar.
- Necessidade de treinamento da equipe: tanto do setor fiscal quanto financeiro, para novas formas de apuração e emissão de notas fiscais.
- Adaptação dos softwares de gestão: integração com sistemas de faturamento, contabilidade e bancos passa a ser estratégica, reduzindo trabalhos manuais e minimizando falhas.
Simplicidade na tributação não significa simplicidade na adaptação.
Diante disso, vejo que cada decisão de investimento em atualização tecnológica deve vir acompanhada de estudos de impacto. Ferramentas como a Openi podem ser aliadas ao automatizar etapas como conciliação bancária e integração contábil, mitigando riscos e otimizando recursos de pequenas estruturas que não conseguem manter grandes times fiscais.
Como a tecnologia pode reduzir riscos com a reforma
Um outro ponto fundamental para as PMEs do varejo é o papel da tecnologia diante desse desafio. Sempre fui defensor de que, em momentos de transição, automatizar processos é um passo vital para evitar gargalos e retrabalho. O varejo lida com milhares de cupons, notas e transações diariamente. Mapear tudo isso manualmente ficou impossível.
Algumas boas práticas que aplico e sempre recomendo são:
- Integrar sistemas contábeis com bancos e ERPs por meio de soluções no-code (como a Openi oferece), evitando tarefas repetitivas e erros de digitação.
- Implantar conciliações bancárias automáticas, cruzando cada lançamento financeiro para checar compatibilidade fiscal e evitar divergências. Aproveito para indicar o guia prático sobre conciliação bancária, que explica em detalhes todo esse processo.
- Centralizar informações fiscais em painéis de controle que alertem para divergências, notificações fiscais e alterações nas regras de tributação conforme a legislação evolui.
Automatizar se tornou uma questão de sobrevivência.
Admito: esperar por manuais do governo ou buscar soluções 100% prontas pode não funcionar. Muitas vezes, projetos sob medida entregam mais valor do que implantações genéricas. Inclusive, escrevi sobre esse dilema em integração pronta vs. projeto sob medida. Com a reforma, esse debate se intensifica: cada negócio do varejo tem particularidades que impactam diretamente seus desafios tributários e operacionais.
Preparando o negócio para mudanças de 2026
Minha experiência mostra que quem se antecipa acaba enfrentando menos turbulências no futuro. Ou seja, quanto antes gestores e equipes do varejo conhecem os pontos sensíveis da reforma tributária, maiores as chances de fazer transições suaves entre sistemas, otimizar controles internos e alinhar a precificação ao novo cenário.
Se você ainda não começou o mapeamento, sugiro alguns primeiros passos:
- Converse com contador e financeiro para listar os principais impostos incidentes hoje nas vendas e compras do negócio.
- Faça um inventário dos sistemas utilizados: quais ERPs, soluções bancárias e plataformas de automação já estão em uso?
- Busque parceiros tecnológicos atualizados com as novas regras, como plataformas de open finance que integrem bancos e sistemas de gestão, caso da Openi.
- Programe treinamentos constantes para a equipe, e não só para o pessoal do financeiro. Quem está no caixa, estoque ou compras também precisa entender o impacto prático das mudanças.
- Revise contratos comerciais e negociações com fornecedores, prevendo possíveis ajustes de preços e prazos a partir do novo regime tributário.
Para quem deseja aprofundar em integração, indico a leitura sobre integração de sistemas contábeis e também uma série bem detalhada sobre integração bancária, ambas valem o tempo investido.
Na hora de revisar os processos, sempre coloco o tema conciliação como prioridade. Inclusive, há mais detalhes na categoria de conciliação do blog da Openi, que reúne práticas e guias práticos.
Conclusão: Encare a reforma como uma oportunidade de amadurecimento
Encarar a reforma tributária sem medo é o caminho mais realista que conheço. Mudanças geram desconforto, mas também abrem espaço para rever processos ruins, abandonar controles manuais que atrasam o dia a dia e criar uma cultura mais digital dentro das PMEs do varejo.
Toda transição exige olhos atentos e ação rápida.
Eu vejo a tecnologia e o open finance como grandes aliados nesse processo. Plataformas como a Openi já permitem conexão de mais de 800 instituições financeiras e integração direta com sistemas contábeis, eliminando retrabalhos e melhorando o controle das obrigações fiscais. Se quiser sair na frente em 2026, recomendo conhecer melhor as soluções Openi e conversar com nosso time para identificar como preparar o seu varejo para a nova era tributária.
Perguntas frequentes sobre reforma tributária e PMEs do varejo
O que muda para as PMEs do varejo?
O principal é a unificação de diversos tributos, impactando diretamente controles fiscais e financeiros. PMEs precisarão adequar seus sistemas para garantir apuração correta de impostos, atualização dos processos internos, novas formas de emissão de notas e mais integração com bancos e sistemas contábeis.
Como calcular os novos impostos em 2026?
A partir de 2026, os tributos como PIS, Cofins, ICMS, IPI e ISS serão substituídos por CBS e IBS. O cálculo será feito sobre o valor total da operação comercial, já embutindo as novas alíquotas. O crédito tributário também muda e será aplicado de acordo com as regras de cada setor. É fundamental atualizar os sistemas de gestão contábil e contar com automação para evitar erros nos cálculos.
Vale a pena abrir PME após a reforma?
Muitos especialistas acreditam que, com simplificação dos tributos e mais clareza nas regras, abrir uma PME pode se tornar menos burocrático. O empreendedor precisará apenas se adaptar ao novo modelo tributário, buscando apoio em tecnologia e planejando o enquadramento fiscal correto para o seu porte e ramo.
Quais impostos serão unificados na reforma?
Serão unificados o PIS, Cofins, ICMS, IPI e ISS, dando origem à Contribuição sobre Bens e Serviços (CBS) e ao Imposto sobre Bens e Serviços (IBS). Isso altera a estrutura das notas fiscais, dos controles internos e de todo o fluxo tributário das empresas do varejo.
Como reduzir custos com a nova tributação?
A melhor estratégia é investir em automação e integração tecnológica para diminuir erros manuais, atrasos e retrabalho. Ferramentas como a Openi permitem centralizar dados bancários e fiscais, garantindo controle financeiro eficiente. Além disso, preparar a equipe, rever contratos e adaptar a precificação faz parte do ajuste de custos nesse novo cenário tributário.
