Quando a LGPD entrou em vigor, senti que o universo da contabilidade estava diante de um divisor de águas. Eu já acompanhava discussões sobre privacidade, mas poucas vezes vi um tema tão presente nas conversas do setor. Proteger dados virou parte diária da rotina dos escritórios contábeis. E, confesso, o desafio é grande. Por isso, preparei um guia prático, baseado no que venho estudando e vivenciando, para ajudar você a se adequar e garantir mais segurança nas suas rotinas.
O que a LGPD exige dos escritórios de contabilidade?
A Lei Geral de Proteção de Dados, ou LGPD, obriga todo escritório que trata dados pessoais a adotar medidas para preservar a privacidade e garantir o respeito nos processos internos e nas relações com terceiros. O foco está no uso correto, seguro e transparente das informações de clientes, colaboradores e parceiros.
O Conselho Federal de Contabilidade alerta sobre a seriedade do tema, detalhando os cuidados ao coletar, armazenar, tratar e compartilhar informações no material divulgado sobre a conformidade com a LGPD. Os riscos vão desde sanções administrativas até a perda de confiança dos clientes, algo que pode ser irreversível.
Dados seguros são a base de qualquer relação profissional no setor contábil.
Quais dados exigem proteção na contabilidade?
No dia a dia do escritório, manuseamos um volume enorme de informações. Existem dois grupos principais:
- Dados pessoais: identificam direta ou indiretamente a pessoa, como CPF, RG, endereço, dados de contato.
- Dados sensíveis: envolvem origem racial, opção religiosa, filiação sindical, biometria e, muitas vezes, questões sobre saúde, que aparecem em informações de folha de pagamento, por exemplo.
Ao compreender essas diferenças, fica fácil perceber porque a atenção aos detalhes faz tanta diferença. Já presenciei colegas minimizando riscos, mas, como a lei é clara, ignorar essas regras pode sair caro.
Etapas para estar em conformidade com a LGPD
No meu ponto de vista, alcançar a conformidade é uma construção diária. Não basta um documento ou um sistema pronto, mas um conjunto de hábitos e processos atualizados. Relato aqui os passos que considero mais efetivos:
Mapeamento de dados
Antes de tudo, é preciso saber quais dados entram e saem do escritório. O mapeamento é o raio-x da informação dentro da empresa: identifica origens, caminhos e destinos. Dá trabalho, mas faz toda diferença. Eu, inclusive, já ajudei a desenhar mapas de fluxo de dados que evitaram incidentes graves.
Obtenção de consentimento
A LGPD determina que, salvo exceções, só é possível tratar dados pessoais se houver autorização clara do titular. O que vi, na prática, é que muitos escritórios mantêm contratos antigos, sem cláusulas sobre privacidade. Corrigir esse detalhe é fundamental. Vale investir em formulários atualizados, registros digitais e controles de consentimento.
Nomeação do encarregado (DPO)
Nenhuma estrutura de compliance se mantém sem um responsável formal. O chamado DPO (Data Protection Officer) precisa ser alguém que conheça a rotina contábil e entenda o mínimo sobre privacidade. O DPO é o elo entre a empresa, os titulares de dados e a Autoridade Nacional. Escolher essa pessoa com critério é um dos grandes desafios que enfrentei em consultorias recentes.
Revisão de contratos com terceiros
Compartilhar dados com parceiros exige atenção extra. Os contratos devem prever cláusulas específicas de proteção, determinações sobre o fim do tratamento e responsabilidades claras, como orientado pelo Conselho Federal de Contabilidade. Já acompanhei auditorias que identificaram falhas justamente nesses pontos.
Medidas de segurança da informação e políticas de privacidade
Outro ponto fundamental, ao meu ver, são os controles de segurança. Os sistemas modernos devem oferecer recursos que vão além de senhas e antivírus. Falando sobre a Openi, por exemplo, vejo vantagens por reunir integrações bancárias, classificação automática de dados e trilhas de acesso, o que limita riscos humanos e traz rastreabilidade.
Para garantir proteção alinhada à lei, recomendo:
- Criptografia de arquivos e backups regulares;
- Controle de acesso por perfil de usuário;
- Senhas fortes e autenticação em dois fatores;
- Sistemas sempre atualizados;
- Auditoria de acessos;
- Procedimentos para gestão de incidentes de segurança.
Além disso, mantenho políticas de privacidade claras, divulgadas a todos os colaboradores e apoiadas por treinamentos regulares. Confesso que, no início, muitos resistem, mas a conscientização reduz riscos de vazamentos.
Tecnologia e automação como aliadas na conformidade
Sempre acreditei que tecnologia, usada corretamente, é o caminho mais curto entre segurança e produtividade. Plataformas como a Openi, que conectam sistemas contábeis e bancos, permitem não só padronizar o fluxo de dados, mas também automatizar tarefas e registrar consentimentos, reduzindo erros manuais e o risco de incidentes.
Com automações no modelo no-code e integrações diretas, já consegui diminuir drasticamente retrabalhos, principalmente em lançamentos e conciliações. Isso faz tempo ganhar um novo sentido no escritório. Mais de 800 instituições conectadas de forma auditável são, na minha visão, um sinal positivo de amadurecimento desse mercado.
Além disso, vejo que soluções modernas garantem total respeito às normas da LGPD e aos protocolos do Banco Central, atendendo inclusive demandas por relatórios para auditorias.
A importância de treinamentos, auditorias e monitoramento
Mesmo com tecnologia de ponta, nada substitui um time bem treinado. Periodicamente, conduzo reuniões para simular cenários de incidentes e trago novidades sobre privacidade aos colegas. Estudos publicados na Revista Ambiente Contábil mostram que 69,6% dos profissionais do setor possuem conhecimento sobre a lei, e quase 73% dos escritórios orientam clientes e 70% orientam funcionários. Ou seja, existe consciência, mas sempre há espaço para avançar.
- Treinamentos práticos e regulares;
- Auditorias internas constantes;
- Ferramentas de monitoramento contínuo;
- Planos de resposta a incidentes revisados todo semestre.
Já participei de simulações em que pontos cegos vieram à tona apenas porque alguém ousou fazer uma pergunta fora da caixa. Gosto de preparar “pegadinhas” em testes internos. Isso aproxima o time do real significado da segurança.
A adequação à lei é jornada, não destino. Pequenos avanços constantes transformam escritórios.
Como a adequação reforça reputação e confiança
Algo que percebo, cada vez mais, é como os clientes mudaram sua percepção sobre quem cuida das informações deles. Ter processos ajustados à LGPD transmite seriedade, responsabilidade e confiança. Confiança faz faturamento crescer e reduz o risco de perder clientes por pequenos deslizes.
Em estudo da Universidade Federal de Juiz de Fora, 70% dos escritórios pesquisados não possuem contrato com empresa de proteção de dados e 33,3% dizem que pretendem contratar em breve. Isso revela o quanto estar preparado pode ser diferencial competitivo.
Quando implemento boas práticas, priorizo a clareza na comunicação e o cuidado em explicar aos clientes por que pedimos determinados documentos, como protegemos tudo e de que forma lidamos em caso de incidentes. São posturas que, a médio prazo, garantem mais contratos e menos litígios.
Minha conclusão
Em resumo, nunca vi a adequação à LGPD como mero atendimento de regras ou burocracia extra. Ela reforça, antes de tudo, a cultura do respeito e da responsabilidade com informações de pessoas reais. Quem enxerga a proteção de dados como investimento, logo sentirá o retorno em credibilidade, mais negócios e menos prejuízos.
Você quer transformar o seu escritório contábil em referência de segurança e respeito aos dados? Neste trajeto, soluções como a Openi podem ser aliadas práticas, ajudando a automatizar rotinas e alinhar processos à legislação. Fale comigo ou conheça mais sobre como a tecnologia correta pode proteger o futuro do seu negócio!
Perguntas frequentes sobre LGPD e contabilidade
O que é LGPD na contabilidade?
A LGPD na contabilidade significa aplicar, no setor, as regras da Lei Geral de Proteção de Dados, que estabelece como os dados de clientes, funcionários e parceiros devem ser coletados, tratados e protegidos. Isso envolve criar processos claros e seguros para não expor ou abusar das informações.
Como aplicar LGPD em escritórios contábeis?
É preciso mapear dados pessoais, criar formulários de consentimento, nomear responsável (DPO), revisar contratos, investir em medidas de segurança digital e promover treinamentos frequentes com os times. Automação e uso de plataformas ajudam bastante nesse processo.
Quais dados precisam de proteção na contabilidade?
Na contabilidade, devem ser protegidos dados pessoais (nome, documento, endereço, dados bancários) e sensíveis (informações de saúde, filiação sindical, biometria), sempre conforme aquilo que está presente nos registros e obrigações do escritório.
Quais são as penalidades por descumprir a LGPD?
Sanções variam desde advertências, multas elevadas (podendo chegar a milhões), bloqueio de dados ou mesmo a suspensão do banco de informações, sem contar o prejuízo à reputação do escritório no caso de incidentes públicos.
Como garantir segurança dos dados contábeis?
Investir em tecnologia confiável, limitar acessos, auditar rotinas, criptografar arquivos e manter políticas internas claras contribuem, e muito, para evitar vazamentos ou incidentes com informações dos clientes e dos próprios escritórios.
