Quando paro para refletir sobre como os sistemas digitais vêm mudando a relação das empresas com as obrigações fiscais e contábeis, percebo algo claro: estamos diante de um divisor de águas para 2026. Quem já participou de implantações de sistemas sabe o quanto um detalhe não ajustado pode virar uma dor de cabeça enorme no futuro. E, dessa vez, não será diferente – principalmente porque os ajustes obrigatórios no sistema digital de escrituração estão cada vez mais conectados a avanços tecnológicos como o Open Finance e soluções no-code, como a Openi.
Por que esses ajustes obrigatórios se tornaram urgentes?
Nas últimas décadas, vi o processo de escrituração digital evoluir de um diferencial competitivo para uma exigência legal. A digitalização dos registros, principalmente após iniciativas do Conselho Nacional de Justiça (CNJ), deixou claro que não há volta: em 2026, será preciso estar 100% ajustado.
Segundo estimativas do próprio CNJ, 94% dos registros de imóveis já estão informatizados, restando apenas 6% para alcançar o cenário ideal. Ainda assim, esse pequeno percentual representa desafios de infraestrutura e gestão em mais de 1.400 serventias, grande parte no Norte e Nordeste, como detalha reportagem da Veja – Matheus Leitão. O recado é simples: adequar os sistemas digitais deixou de ser opção.
Burocracias manuais não terão mais espaço.
O que muda no sistema digital de escrituração em 2026?
Em minhas consultas a especialistas contábeis e jurídicos, percebi algumas tendências que ganharão força até 2026 quando pensamos em escrituração digital. Trago as principais adaptações que serão exigidas:
- Digitalização completa de registros: Torna-se obrigatório garantir que todos os documentos estejam disponíveis eletronicamente, com respaldo legal.
- Integração nativa com sistemas bancários e contábeis: Ter sistemas interconectados não será mais só uma recomendação, mas uma regra para transmitir informações entre bancos, fiscos e empresas.
- Automação de lançamentos e conciliações: Não basta digitalizar; será preciso automatizar tarefas repetitivas, minimizando o erro humano.
- Adesão às normas LGPD e protocolos do Banco Central: Dados trafegando entre sistemas deverão estar protegidos desde a coleta.
- Capacidade de exportação/importação de dados em formatos universalmente aceitos: Como arquivos XML, CSV e integrações via API.
Esses pontos fazem parte de uma agenda que acompanha toda a digitalização dos ambientes corporativos. A presença de plataformas como a Openi, capazes de conectar mais de 800 instituições financeiras de forma automatizada, está alinhada ao cenário exigido daqui para frente.
Como a tecnologia muda o jogo no cumprimento dessas exigências?
Quando me perguntam sobre o futuro, vejo o Open Finance como peça central para empresas que buscam crescer e evitar riscos. Em meus contatos diários com líderes de escritórios de contabilidade, percebo que muitos ainda operam sistemas desconectados, o que torna qualquer mudança obrigatória mais demorada e cara.
O contexto de integração, discutido em profundidade neste artigo sobre integração de sistemas contábeis, mostra que não basta trocar papéis por PDFs; o processo deve fluir eletronicamente. Soluções no-code, como as disponibilizadas pela Openi, simplificam a integração de plataformas robustas como TOTVS, SAP ou Oracle sem necessidade de programação pesada.
Além disso, a adoção de ferramentas que oferecem automação financeira e integração bancária, com respeito à LGPD, torna a rotina menos sujeita a falhas. Conforme relatado em análises sobre retrabalho na contabilidade, um sistema automatizado reduz drasticamente as chances de atraso ou erro nos envios fiscais.
Benefícios da automação no processo de escrituração
Das minhas experiências, quando falo sobre automação, costumo destacar:
- Redução de tarefas manuais e retrabalho: processos automáticos diminuem as chances de problemas frequentes como duplicidade de lançamentos ou lentidão na conferência bancária.
- Maior previsibilidade fiscal: com sistemas atualizados e registros alinhados à legislação, auditorias passam a ser menos traumáticas.
- Possibilidade real de crescimento: sem perder tempo com tarefas operacionais, é possível investir em conselhos estratégicos e crescimento estruturado.
Essas soluções já são realidade e não estão distantes das PMEs, inclusive com acesso facilitado a integrações, como as disponíveis em portais especializados em integração.
Principais desafios e erros comuns ao fazer os ajustes obrigatórios
Nem tudo são flores quando o assunto é adaptação. Em muitas consultorias que prestei, percebi alguns erros que se repetem:
- Procrastinar decisões, esperando que a legislação mude novamente.
- Adotar sistemas incompletos, que digitalizam só parte do processo.
- Desconsiderar a segurança de dados e as regras impostas pela LGPD.
- Negligenciar treinamento interno focando apenas na tecnologia.
- Não acompanhar portarias e instruções normativas recentes.
É fundamental, já em 2024, começar a planejar o ajuste para evitar correrias de última hora. A dica de ouro é: use o tempo a seu favor e inicie a transição o quanto antes, com acompanhamento especializado.
O papel da gestão de mudanças
Ao gerenciar mudanças, entendi que o ponto central não é só implantar tecnologia, mas preparar o time para trabalhar de acordo com as novas regras. Isso significa, na prática:
- Revisar processos e identificar etapas que possam ser automatizadas;
- Engajar equipes com treinamentos recorrentes;
- Documentar rotinas e orientar quanto às boas práticas;
- Criar canais de feedback direto para identificar gargalos rapidamente.
Nesse cenário, recursos educacionais, como os encontrados na categoria de automação, ajudam a simplificar e reduzir o tempo de resposta do time.
Tendências que vão além do básico em 2026
Olho para frente e vejo que tanto as autuações quanto a vigilância sobre escrituração irão aumentar, não só para grandes empresas. Pequenos negócios e até setores como imobiliárias, saúde e varejo, já são impactados e precisarão acompanhar o ritmo, principalmente diante do calendário estendido até maio de 2026, conforme definido pelo CNJ.
Cito o exemplo da digitalização dos cartórios de imóveis: mesmo com 93% já digitalizado, os órgãos reguladores não pretendem aliviar as exigências para os faltantes, como detalhado no plano do ONR. Isso reforça a importância de sistemas interligados, auditáveis e seguros.
Como se preparar para a nova fase da escrituração digital?
Eu sempre oriento meus clientes de contabilidade a iniciarem um diagnóstico detalhado dos processos atuais e buscarem parceiros confiáveis. O caminho que recomendo é:
- Mapear fluxos de dados e encontrar falhas;
- Implementar soluções que foquem em automação e integração;
- Acompanhar as alterações legais por meio de fontes oficiais;
- Reforçar a privacidade e integridade das informações;
- Manter diálogo constante entre setores de TI, contabilidade e jurídico.
Com ações bem dirigidas, experiências como otimizar o onboarding contábil deixam de ser um pesadelo e tornam-se parte de uma expansão natural – e sustentável – do negócio.
Considerações finais: como a Openi ajuda nesse cenário?
Na minha percepção, plataformas que adotam integração automatizada com múltiplos bancos, respeitam a LGPD, e se encaixam em diferentes perfis de negócios, são as melhores aliadas para quem vai enfrentar esse novo ciclo de exigências digitais. A Openi aparece como um facilitador real para empresas que não querem apenas cumprir a lei, mas transformar a rotina financeira e contábil em algo mais prático e estratégico.
Sabendo do prazo final em 2026, recomendo: não espere a última hora para iniciar sua adaptação. Conheça as soluções Openi e dê o passo definitivo rumo à era da escrituração digital eficiente e segura. Entre em contato, tire dúvidas e esteja pronto para esse novo momento.
Perguntas frequentes sobre ajustes obrigatórios no sistema digital de escrituração para 2026
O que são os ajustes obrigatórios no sistema?
Os ajustes obrigatórios no sistema digital de escrituração são modificações exigidas por normas legais que visam garantir a digitalização total, a automação de processos e a interoperabilidade dos dados fiscais, contábeis e bancários. Eles envolvem adaptação tecnológica e de rotina, seguindo padrões definidos por órgãos reguladores, como o CNJ.
Como fazer os ajustes obrigatórios para 2026?
Para se ajustar, recomendo realizar um diagnóstico dos processos existentes, eliminar etapas manuais, implementar soluções integradas (como as da Openi), garantir a digitalização de todos os documentos e treinar equipes para as novas rotinas digitais, observando as regras da LGPD.
Quais empresas precisam se adequar em 2026?
Empresas de todos os portes, incluindo segmentos como contabilidade, PMEs, indústrias, imobiliárias e escritórios de registro, precisam se adequar às novas exigências de digitalização e automação. A obrigação vale tanto para quem já opera digitalmente quanto para quem ainda está migrando do papel.
Quando entram em vigor esses ajustes?
O novo prazo para a adequação obrigatória ao sistema digital de escrituração é 25 de maio de 2026, conforme definido pelo Conselho Nacional de Justiça.
Onde encontrar as normas dos ajustes obrigatórios?
As normas e detalhes dos ajustes obrigatórios podem ser consultados diretamente nas portarias do CNJ e nas instruções normativas divulgadas em órgãos oficiais e portais especializados, como o próprio site do CNJ e referências presentes neste artigo.
